De overheid communiceert veel met haar ’burgers’. Logisch, want de overheid is er uiteindelijk voor (en ook door) burgers. Ook is het belangrijk dat mensen goed geïnformeerd worden over regels en wetten. Juist daar valt nog veel winst te halen. Bijna 75% van de overheidsbrieven zijn geschreven op C1 referentieniveau. Maar minder dan 20% van de burgers begrijpt informatie op dit niveau! De meeste mensen zijn dus simpelweg niet in staat om de informatie goed te begrijpen en er juist naar te handelen. Als je een brief op B1 referentieniveau schrijft, begrijpt 80% van de burgers je informatie. Dat maakt dus een wereld van verschil. En om maar meteen een mythe te ontkrachten: begrijpelijk is heel wat anders dan kinderachtig! Met deze drie tips zet je grote stappen in het verbeteren van je (digitale) brieven.
Kruip in de huid van de lezer
Het klinkt zo logisch: kruip in de huid van de lezer. Maar toch gebeurt het zo weinig! Jammer, want het maakt meteen duidelijk wat er onduidelijk is aan je brief. Door vanuit de lezer te schrijven wordt helder welke informatie in de brief moet staan. En ook belangrijk: je schrijft vanuit zijn perspectief. ‘Wij kennen u een uitkering toe’ wordt dan’ ‘U krijgt van ons een uitkering’. En zeg eens eerlijk: welke zin vindt u prettiger lezen?
Maak het niet mooier dan het is
De overheid wil graag klantvriendelijk zijn: óók als je dat door regelgeving niet kunt zijn. De burger prikt daar meteen doorheen. Hij voelt zich niet serieus genomen en zal daardoor de informatie minder goed in zich opnemen. Een voorbeeld: iemand met een uitkering is soms verplicht op gesprek te komen bij de gemeente. Vaak krijgt hji dan een uitnodiging. Maar dat is het niet, want een uitnodiging mag je afslaan. Gebruik in zo’n geval gewoon het woord afspraak. Dat is veel duidelijker
Durf te kiezen
De overheid wil haar burgers graag compleet informeren. Maar vraag je altijd af of dat ook echt nodig is. Dit hangt af van wat je met de brief wilt bereiken. Als je iemand wilt attenderen op het verlopen van zijn rijbewijs is het echt niet nodig om te vermelden hoe lang de geldigheidsduur van het rijbewijs is en in welke wetten dit staat. Kies bewust wat je wilt vertellen en beperk je daar toe. Maar wees binnen die beperkingen wel volledig!
Natuurlijk zijn er nog meer bouwstenen die bijdragen aan duidelijke (digitale) brieven aan burgers. Woordkeuze zonder vakjargon, aantrekkelijke tussenkopjes en korte alinea’s helpen om de informatie goed te doseren en te presenteren. Ook de ‘tone of voice’, aanspreekvorm en schrijfstijl dragen wezenlijk bij aan een begrijpelijke brief. Dat kost tijd en moeite. Maar het loont! Burgers begrijpen beter wat je als overheid van ze vraagt en kunnen daar ook beter aan voldoen. Dat scheelt tijd, geld en ergernis. Wil je zelf tijd besparen bij het herschrijven van brieven?Dan neem ik dat werk graag uit handen!
Hubertine van den Biggelaar
tekst & teken